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tekom Jahrestagung 2018 – So verwenden auch Produktexperten ohne Vorwissen das Redaktionssystem mit SCHEMA ST4

Die modernen Anforderungen an die Technische Dokumentation – intelligente Informationen, erreichbar jederzeit und überall, immer aktuell und mit jedem Endgerät – bringen nicht nur Änderungen der inhaltlichen Pflege in die Redaktionen, sondern auch an Prozessen und Abläufen. Um diese Anforderungen zu garantieren, muss die Abstimmung zwischen Redakteuren und redaktionsfremden Produktexperten verlässlicher werden. Mit der neuesten Version des XML-Redaktionssystems SCHEMA ST4 des Nürnberger Software-Herstellers SCHEMA sind Automatisierung und Workflows deshalb das zentrale Thema. Auf der diesjährigen tekom Jahrestagung können sich Besucher am Stand 2/C07 von diesen Neuerungen selbst überzeugen.

Schluss mit Informationsverlust

Mit jedem neuen Produkt entwickeln sich Produktbeschreibungen von der Erstellung neuer über die Sammlung wiederverwendbarer Informationen hin zum endgültigen Zielformat. Sei es ein Dokument, eine Online-Hilfe oder eine App. Technische Redakteure stellen sich hier der Herausforderung, an unterschiedlichen Stellen außerhalb der Redaktion Informationen von den jeweiligen Produktexperten zusammenzutragen, dabei redaktionsfremde Prozesse zu durchlaufen und alles Gesammelte zusammenzuführen. Während dieser Vorgänge können sich Informationen jederzeit wieder ändern. All diese unterschiedlichen Informationswege finden oft außerhalb der jeweiligen Redaktionen und somit außerhalb des XML-Redaktionssystems statt und können entsprechend die Vollständigkeit von Informationen gefährden.

Der Workflow Designer und die Workflow Automation Library für SCHEMA ST4 ändern das nun. Mit diesen beiden Funktionen bietet SCHEMA seinen Nutzern ab Version 2018 das nötige Werkzeug, die Informationssammlung zur Erstellung von Produktbeschreibungen – auch abteilungsübergreifend – mit dem Redaktionssystem durchzuführen. Eine Anwendungsmöglichkeit von Workflows ist, Review- oder Freigabe-Prozesse in SCHEMA ST4 anzustoßen, die vom jeweiligen Kollegen dann im Browser durchgeführt werden – Kommentar- und Feedback-Funktionen inklusive und kein Vorwissen zu SCHEMA ST4 nötig. Auch einzelne Informationen können über einen Wizard, der fachfremde Nutzer Schritt für Schritt begleitet, abgefragt werden.

Es geht aber nicht nur um Freigabe-Prozesse oder die Informationssammlung. Workflows ermöglichen über diese alltäglichen redaktionellen Automatismen auch spezifische: Zum Beispiel die automatische Publikation eines Datenblattes, sobald Produktdaten hochgeladen werden. Darin verborgen kann ein weiterer Automatismus stecken, der prüft, ob die Daten bereits vollständig sind und für fehlende Texte Erstellungs- oder Übersetzungsprozesse startet. Der Produktexperte als Anwender benötigt für all diese komplexen Vorgänge kein Vorwissen zu SCHEMA ST4 und erhält trotzdem vollwertige, mehrsprachige Produktinformationen seines Projektes.

Mehrwert der Workflows

SCHEMA sieht in den neuen Workflow-Modulen einen wichtigen Schritt hin zur grenzenlosen Zusammenarbeit in SCHEMA ST4. Die Abstimmung zwischen Technischen Redakteuren und Produktexperten wird so maßgeblich unterstützt. Komplexe redaktionelle Abläufe im XML-Redaktionssystem können mit Workflows nachgebildet und automatisiert werden, wodurch Außenstehende direkt im System involviert werden, ohne Mehraufwände durch Schulungen zu erzeugen. Der Weg der Informationen hat dadurch weniger Lücken, während sich die Zusammenarbeit verbessert.