SEW-EURODRIVE

SEW-EURODRIVE vertraut SCHEMA

Weltweit arbeiten über 16.000 Mitarbeiter daran, Antriebslösungen für Förderbänder, Getränkeabfüllanlagen, Dächer von Sportstadien, Kieswerke oder Montagelinien oder Prozesse in der chemischen Industrie zu entwickeln und zu produzieren. Mit einem Umsatz von 2,6 Mrd. Euro (2014/2015) sowie Montagewerken und Niederlassungen in 48 Länder zählt SEW-EURODRIVE zu einem der Marktführer in der Branche der Antriebsautomatisierung. Je nach Anforderung oder Branche bietet SEW-EURODRIVE individuelle Lösungen aus einem umfassenden Baukasten mit Getriebemotoren und Frequenzumrichtern, Servo-Antriebssystemen, dezentralen Antriebssystemen und Industriegetrieben.

SEW-EURODRIVE fährt effizient mit SCHEMA ST4 in der Technischen Redaktion

Vor allem im Bereich der Investitionsgüter werden die Produkte komplexer und technisch vergleichbarer. Was dazu führt, dass sich der Stellenwert der Technischen Dokumentation von einer „passiven“ internen Dienstleistung zu einem „aktiven“ Beitrag zum Geschäftserfolg gewandelt hat.

Rechtssicherheit, Kundenbindung und Differenzierung gegenüber dem Wettbewerb – das sind die übergeordneten Ziele, die sich SEW-EURODRIVE für das interne Informationsmanagement und die Technische Dokumentation gesteckt hat.

Diese Ziele haben auch direkte Auswirkungen auf die Aufgaben der Technischen Dokumentation. Serviceorientierung, eine kurze Time-to-Market und effiziente Prozesse sind auch dort gefordert. SEW-EURODRIVE arbeitet bereits erfolgreich seit 2005 mit SCHEMA ST4. Da es zu diesem Zeitpunkt nicht alle Anforderungen standardmäßig unterstützte, war es erforderlich, ein entsprechend stark angepasstes System einzuführen. Durch die rasante Weiterentwicklung von SCHEMA ST4 waren diese Anpassungen nicht mehr notwendig und SEW-EURODRIVE wechselte im Januar 2014 auf die Standardversion. Dadurch war es nun auch für SEW-EURODRIVE möglich, schnell und mit überschaubarem Aufwand die neuesten Updates zu erhalten.

Folgende Optimierungen konnten nun durch den Wechsel zu SCHEMA ST4 in der Standard-Version umgesetzt werden:

  • Ablösen der komplexen eigenen Datenstruktur
  • Direkte PDF-Produktion ohne Zwischenschritt im Editor
  • Nutzen aller Funktionen in SCHEMA ST4 wie Variantenmanagement, TMS-Export für mehrere Sprachen gleichzeitig, Taxonomien u.v.m

Die erste Phase nach dem Wechsel auf den Standard

Durch die umfassende Vorarbeit von SCHEMA und den beiden ST4-Administratoren konnten die technischen Redakteure sehr schnell wieder mit dem System arbeiten und technische Dokumentationen erstellen. „Wir entschieden uns dafür, die Umstellung im laufenden Betrieb über ein Wochenende durchzuführen, um einen Stillstand der Redaktion zu vermeiden,“ erklärt Anne Kuhsen, Technische Redakteurin bei SEW-EURODRIVE. „Somit konnten wir sehr schnell wieder unserem Tagesgeschäft nachgehen.“ Weiterhin sollten die Bearbeitungszeiten der Dokumente verringert und die Redakteure bei ihrer Arbeit unterstützt werden. Beispielsweise hat sich der Erstellungsprozess verschlankt, da die Redakteure nun nicht mehr die aufwändige Produktion mit dem Umweg über FrameMaker-Bücher durchführen müssen, sondern die automatische PDF-Generierung direkt aus ST4 nutzen können. Titelseiten werden mittlerweile automatisch mit Hilfe von Metadaten generiert, früher musste hier der Technische Redakteur noch selbst in FrameMaker Hand anlegen. Diese Verbesserung schlägt sich auch im gesamten Übersetzungsprozess nieder. Es muss nur noch Text übersetzt werden – die früher notwendige DTP-Arbeit entfällt gänzlich. Dies reduziert deutlich die Übersetzungskosten.

Auch Stefan Ebbert, ebenfalls Technischer Redakteur bei SEW-EURODRIVE, hat das Projekt von Anfang an begleitet: „Durch unsere stark angepasste Version von SCHEMA ST4 waren wir nicht mehr zukunftsfähig. Jedes Update erforderte einen enormen Aufwand bei SCHEMA und auch bei uns. Außerdem deckt SCHEMA ST4 mittlerweile alle unsere Anforderungen standardmäßig ab. Deswegen beschlossen wir zusammen mit unseren Ansprechpartnern bei SCHEMA, auf den Standard zu wechseln.“

Nach der Umstellungsphase und dem Sicherstellen der bisherigen Funktionen wird das Redaktionssystem Schritt für Schritt für weitere Möglichkeiten fit gemacht. Dazu gehört auch das Produzieren von auftragsspezifischer Dokumentation „on demand“ mithilfe des SCHEMA-eigenen APX-Moduls. Des Weiteren können mit verschiedenen Layout-Templates die unterschiedlichsten Dokumentationsarten erstellt werden. Dazu gehören unter anderem:

  • Betriebs- und Installationsanleitungen
  • Kataloge
  • Handbücher
  • Online-Hilfen
  • Schulungsunterlagen
  • Datenblätter
  • Korrekturexemplare

Weitere Layouts sind derzeit in Arbeit.

Mit ein Grund für die reibungslose Zusammenarbeit zwischen Kunde und Hersteller ist das von SCHEMA bereitgestellte Web-Portal, in dem SEW-EURODRIVE und SCHEMA gemeinsam an der Weiterentwicklung der Anwendung arbeiten. Dort werden die Anforderungen, die „Requests“ der Anwender, eingestellt. Die Projektbeteiligten kommunizieren auf dieser Ebene ohne Umwege. Es lassen sich die verschiedenen Arbeitsstufen der einzelnen Tickets und die „Bug-Fixes“ oder Fehlerreports mit der folgenden Bearbeitung nachverfolgen.

Sprachprüfung bei der Eingabe

Eine Besonderheit der Redaktionsumgebung von SEWEURODRIVE ist der Einsatz von AcrolinxIQ, einer serverbasierten Sprachprüfung der acrolinx GmbH. Der Acrolinx-Client für FrameMaker wird hierbei als Editor für die Inhalte im Redaktionssystem genutzt. AcrolinxIQ prüft die erfassten Texte auf Terminologie, Rechtschreibung und Stilistik. Die Bedienung von AcrolinxIQ ist dabei direkt in den Editor integriert. Die geprüften Texte fließen in die Datenbank des Redaktionssystems zurück. Auf diese Weise wird die Konsistenz der Texte sichergestellt, die einheitliche Verwendung der unternehmenseigenen Terminologie gewährleistet und die Wiederverwendbarkeit der einzelnen Textbausteine erhöht.

Ein Plus an Leistung bei gleichen Kosten

Mittlerweile hat SEW-EURODRIVE durch den produktiven Betrieb von SCHEMA ST4 ausreichend Erfahrungen gesammelt, um die Effizienz der internen Abläufe bewerten zu können. Auch wenn es nie in Euro und Cent ausgerechnet wurde, so kann man doch sagen, dass bei gleichen Kosten mehr Übersetzungen und Sprachenkreise gehandhabt werden können. Auch sind die Bearbeitungszeiten im Mittel gesunken und der Wiederverwendungsgrad der Dokumente ist gestiegen, ohne dass dafür mehr Ressourcen benötigt werden. Die Dokumentationen von SEW-EURODRIVE sind bereits seit 1998 im Internet verfügbar. Die Größenordnung der hochgeladenen Dokumentationen liegt bei ca. 1.200, bei einer Schwankungsgröße von 50-900 Seiten und einem Durchschnitt von 150 Seiten je Dokument, einschließlich der Überarbeitungen.

Rechtssicherheit, Kundenbindung und Differenzierung zu den Mitbewerbern

Eines der erweiterten Projektziele von SEW-EURODRIVE bestand darin, die Technische Dokumentation im Rahmen der Serviceorientierung und der Time-to-Market für eine Stärkung der eigenen Marktposition zu nutzen, was mit SCHEMA ST4 deutlich einfacher gelingt. So wird beispielsweise aus den gesammelten Warnhinweisen eine Bibliothek aufgebaut, um mit einer Matrix für die Gefahrenanalyse die internen Standards für die technische Dokumentation zu erweitern. Neben den internationalen  Anforderungen an die Rechtssicherheit und Verbindlichkeit der Dokumentation ist dies ein wesentlicher Zusatznutzen des Systems. Dass die Betriebsanleitungen selbst dem hohen Standard der Produkte entsprechen, zeigen die zahlreichen positiven Rückmeldungen von Kunden. Diese Qualität ist im Rahmen von DocCert bestätigt worden. Das 1993 vom TÜV SÜD ins Leben gerufene Zertifikat garantiert eine anwenderfreundliche, verständliche und vor allem sichere Technische Dokumentation. Das Label gilt jetzt auch für die Dokumentation von SEW-EURODRIVE, die dabei unter anderem von Anwendern live getestet und für gut befunden wurde.

Stand heute und Weiterentwicklungen

Heute arbeiten 29 Personen mit dem System: Redakteure, Illustratoren, Übersetzer und Übersetzungsmanager. Abgeschlossen ist so ein System eigentlich nie. Die Technische Kommunikation entwickelt sich stetig weiter und dementsprechend kommen immer neue Anforderungen auf die Technischen Redakteure und die Redaktionssysteme zu. Daraus ergeben sich Änderungen in den Abläufen und Prozessen, deren Umsetzung mit neuen Funktionen von SCHEMA ST4 ermöglicht wird. Daher misst SEW-EURODRIVE der ständigen Weiterentwicklung des Systems eine hohe Bedeutung bei.

In Zukunft sollen mit SCHEMA ST4 mehr und mehr auftragsspezifische Dokumentationen erstellt werden, deren Publikation mit Hilfe von SAP-Stücklisten direkt aus dem System erfolgt – ganz einfach auf Knopfdruck.

Projekt-Highlights

  • Dokumentationstypen:
    Kataloge, Betriebs- und Installationsanleitungen, Systemhandbücher und Online-Hilfen
  • Ausgabeformate:
    PDF, HTML, kontextsensitive Online-Hilfen (chm), Word
  • Mengengerüst:
    ca. 1.200 Dokumentationen im System mit 50-900 Seiten, pro Jahr 80-100 Neuerstellungen
  • Sprachen:
    26 Sprachen
  • ST4-Anwender:
    20 Redakteure, 3 Illustratoren, 4 Übersetzer, 2 Übersetzungsmanager