Vertrags- und Angebotsmanagement mit Köpfchen!
Verträge werden ausgehandelt und basieren auf geltendem Recht. Diese Pole ‚individuelle Vereinbarungen’ und ‚gesetzliche Norm’ spiegeln sich auch in den Vertragstexten wieder: Neben den Musterverträgen gibt es in Unternehmen häufig einzeln erstellte Vertragsklauseln, die für den jeweiligen Kontext neu zusammengestellt werden. Überlicherweise kommen dafür Office-Systeme zum Einsatz. Die Anforderungen an effizientes Vertragsmanagement werden damit allerdings nur unzureichend abgedeckt. Müssen Vertragstexte aufgrund von Änderungen der Rechtsprechung oder im Gesetz aktualisiert werden, geschieht dies in der Regel manuell. Diese Vorgehensweise ist nicht nur zeit- und damit auch kostenintensiv, sondern auch fehlerträchtig. Die Anforderungen multiplizieren sich für exportierende Unternehmen, die die Vertragstexte auch übersetzen müssen.
XML-Redaktions-Lösungen von SCHEMA bieten innovative Unterstützung beim Vertrags- und Angebotsmanagement für die Erstellung und Strukturierung von Texten und für die zentrale Verwaltung.
SCHEMA ST4 basiert auf dem Konzept der Trennung von Layout und Inhalt. Daten und Texte werden mit diesem System als standardisierte Informationsmodule erstellt und verwaltet, sodass sie beliebig für neue Vertragswerke wiederverwendet werden können. Darüber hinaus können auch hierarchische Strukturen oder Abhängigkeiten zwischen Dokumenten, Vertragstexten bis hin zu einzelnen Klauseln dargestellt werden. So lassen sich beispielsweise Änderungen gezielt einpflegen: Durch eine Strukturansicht sieht der Anwender, welche Informationen miteinander verknüpft sind und entsprechend aktualisiert werden müssen. Weitere Funktionen zum Versionierungs- und Variantenmanagement sowie die Möglichkeit, auch automatisch Daten zu aktualisieren, machen SCHEMA ST4 zu einem leistungsstarken Werkzeug für das Vertragsmanagement.
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Für mehr Effizienz beim Übersetzungsmanagement sorgen entsprechende Filter-Funktionen. Es werden nur die betreffenden Texte und Inhalte ausgelesen, die noch nicht in der jeweiligen Zielsprache vorliegen. Standardschnittstellen zu Translation-Management-Systemen ermöglichen zudem automatisierte Prozesse und übersetzungsgerechtes Schreiben.
Durch das medienneutrale Datenformat XML können die Inhalte und Vertragstexte in einer Vielzahl unterschiedlicher Medien ausgegeben werden. Workflow- und eigene Reporting-Funktionen sowie Schnittstellen für Microsoft Project ergänzen das Leistungsspektrum von SCHEMA ST4.
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